顧客との打ち合わせを前に、前回の議事録を開き、保留になった案や相手が持ち帰った確認事項を探す。別の顧客との会議が続く日には、話の経緯を思い出すだけでも手間がかかります。
Granolaが発表したBriefsは、こうした会議前の振り返りを支える機能です。同社は、外部参加者との次の会議に向けて、誰が参加するのか、以前に何を話したのか、今の論点は何かを短く整理すると説明しています。会話の続きを確かめてから打ち合わせに臨むための使い道が考えられます。
過去のノートと、その後のやり取りを準備に使う
発表によると、Briefsは過去のノートを参照します。利用者がGmailとの連携を選んだ場合は直近のメールを、必要に応じてWebの情報も調べます。会議中の記録に加え、会議後のやり取りも準備に使う設計です。Gmailへのアクセスは任意で、メールの連携が全利用者の前提になっているわけではありません。
整理した要点には参照情報を添え、作成過程も見られるとGranolaは説明しています。短いまとめで話の流れをつかみ、気になる点は参照元で確かめる使い方が考えられます。発表ではMac、Windows、iPhoneでの提供を案内しています。
これらは発表元による機能の説明です。実際にどれだけ準備が楽になるかは、自分の会議の記録を使ったときに、必要な論点を拾えるか、参照元を確認しやすいかで見極めたいところです。
広告代理店の営業なら、保留した案から話を再開する
たとえば、広告代理店の営業が複数の顧客と続けて打ち合わせる場面です。前回のノートには、広告案への反応、まだ決まっていない点、顧客が社内で確認する事項が残っています。Gmail連携を選んでいれば、その後に届いた直近のメールも参照対象になります。
会議前にこれらの要点を見返せれば、冒頭で何を確かめるかを決めやすくなりそうです。案の説明を補う必要があるのか、持ち帰った事項への回答を聞けば話が進むのか。経緯を探す手間が減れば、次の問いを考える時間を取りやすくなる可能性があります。これは機能から考えられる利用例であり、実際の導入成果を示すものではありません。
一方、要点を読む担当者には、自社のノートに残した解釈と、顧客が決めたことを分ける判断が必要です。営業が好意的な反応だと記録した案でも、顧客の正式な承認とは限りません。予算や実施時期など、次の行動を左右する合意は、参照元の記録やメールで確かめる運用が考えられます。
要点に参照情報が付くという説明は、この確認作業にも関わります。たとえば、会議中には保留だった事項について、その後のメールに回答があれば、担当者は両方を照らして現在の状況を判断できます。短く整理された内容を会議の入り口にし、判断に必要な箇所を読み返す役割分担が実務に合いそうです。
導入を考える際は、普段使う端末とともに、会議前に必要な情報が過去のノートに残っているか、直近のメールも参照させたいかを確認すると、用途が具体的になります。料金や利用条件は、検討する時点の案内を確認する必要があります。
Briefsを試すなら、まとめの短さだけでなく、それを読んだ担当者が次の会議で聞くべきことを決められるかが評価の軸になりそうです。前回の説明を繰り返す時間を減らし、まだ決まっていないことから話を始められるか。顧客との会話をつなぐ場面に、使い道が見えてきます。